Martin, teknoloji ekibinin çalışanların e-postalarına erişebileceği G Suite’i kullanan büyük bir şirkette çalışıyor. Peki şirketinin e-postalarını incelemesini engelleyebilir mi? Sorcev.com‘un bu haberine göre gelin bunu yakından inceleyelim.
Büyük bir şirkette çalışıyorum ve hesabım için kurulmuş olan Gmail’i kullanıyorum. Üst düzey yönetici olarak, iç ve dış e-posta yoluyla çok sayıda gizli konuşmam var. CEO’ların kontrollerini yapmaları istendiğinde, teknik adamlardan birinin çalışanın e-postalarına eriştiğini öğrendim. Bunu yapma hakları var mı? Bence güvensizlik ve güvensizlik duygusu yaratıyor. Hesabımı kilitleyebilir miyim, böylece sadece ona erişebilir miyim? Martin.
Tarihsel olarak, varsayım her zaman şirketlerin şirket işinde kullandıkları postalara sahip oldukları ve erişebildikleri varsayımı olmuştur. Yönetici olduğumda, onları yazan ve kopya alan bir sekretere mektup yazdım. Bu dosyalama dolaplarının kilitlendiği ve erişilemediği bir seviyeye hiç ulaşmadım, fakat kişisel ilgi alanlarından hiçbir şey içermediler.
Kişisel mesajlar için şirket e-postası kullanılmamalı
E-posta kurumsal ve özel kullanımlar arasındaki çizgileri bulanıklaştırdı. İnsanlar genellikle kendi e-postalarını yazarlar ve hatta iş e-postaları bile gayri resmi olma eğilimindedir. Rahatlık ve gizlilik yanılsaması, daha fazla kişinin kişisel e-postalar için şirket e-posta adreslerini kullanmalarına yol açtı.
Daha azı olmasa da, e-postalar bazen sözleşme ihtilaflarına ve davalara yol açmakta ve e-posta kayıtları mahkemeler tarafından hükümsüz kılınabilmektedir. Birçok müzakerede denetim yolunun bir parçasıdır ve prensip olarak, şirketler bunları desteklemeli ve arşivlemelidir.
Bu nedenle, kişisel e-postalar için kurumsal e-posta adreslerinden veya arşivlenmek istemediğiniz herhangi bir şeyden kaçınmak daha iyidir.
E-posta hesabınız sandığınız kadar özel değil
E-posta sekretere dikte ettiğimiz mektuplardan daha gizli görünüyor, ancak büyük olasılıkla değil. Çok az insan aslında dosyalama dolapları ve bulduğu fotokopik şeylerle yetindi. E-postalar, tersine, yanlış kişilere -yanlışlıkla- dahil olmak üzere başkalarına iletmek için son derece kolaydır. İlginç bir şey yakında binlerce insana ulaşabilir.
Ayrıca, standart e-postalar şifrelenmez ve genellikle teorik olarak erişebilen herkes tarafından okunabilecekleri çok sayıda yönlendirici tarafından iletilir. Yeni GDPR (Genel Veri Koruma Yönetmeliği), şirketleri güvenli, şifreli e-posta hizmetleri kullanmaya teşvik ediyor, ancak bu bir gecede gerçekleşmeyecek.
Ve eğer şifreleme e-postayı daha az uygun hale getiriyorsa, insanlar WhatsApp, Signal ve diğer mesajlaşma servislerini kullanarak şirket e-posta yöneticilerinin ve denetçilerinin erişiminin ötesine geçecektir. Windows ve MacOS için WhatsApp’ın bir sürümü var, dolayısıyla bunu düşünebilirsiniz.
Şirketler kurumsal mesajlaşmaları arşivler
Ben bir avukat değilim, bu yüzden hukuki meselelere girmek istemiyorum, özellikle bunlar ülkeye göre değişiyor. Bununla birlikte, şirketin personeli yönetme ihtiyacı ve çalışanların gizlilik hakkı arasında açıkça bir çatışma vardır. Nihayetinde hangisinin öncelikli olduğu mahkemede kararlaştırılabilir ve açılacak bir dava Avrupa İnsan Hakları Mahkemesi’ne kadar uzanabilir.
Şirketler, kullanıcıların yapmak istedikleri işi yapmasını ister. Bu nedenle, kişisel telefon görüşmeleri yapmak, Facebook mesajlarını okumak veya işyerinde pornografik siteleri görüntülemek gibi şeyler hakkında açık kurallar koymaları gerekir. Bu şeyler genellikle telefon ve sunucu günlükleri ile izlenebilir. Kişisel e-postaların izlenmesi daha zordur, ancak e-postaların içeriğini okumak zorunda kalmadan, şirketlerin benzer kayıtlara erişebilmesi mantıklı görünebilir.
Bazı şirketler ayrıca yasadışı veya etik olmayan davranışlar öneren anahtar kelimeleri tarayarak e-postaları da izler. Bu, cinsel veya ırksal taciz veya zorbalık içerebilir. Bu filtrelerin kişisel e-posta adreslerinden gönderilen e-postaları da yakalayacağını unutmayın. Kişisel e-postaları işyerinde göndermeniz gerekiyorsa, ideal olarak kendi cihazınızı ve bir VPN’i veya kendi internet bağlantınızı kullanmalısınız.